Sau khi nghe báo cáo kết quả thực hiện và ý kiến phát biểu của các thành viên dự họp, Tổng Giám đốc kết luận như sau:

1.     Đối với công tác cải cách hành chính:

Tổng Giám đốc yêu cầu các bộ phận nghiệp vụ nghiên cứu, rà soát các thủ tục hành chính để loại bỏ những thủ tục không cần thiết, còn gây khó khăn trong công việc, áp dụng tối đa công nghệ thông tin vào giải quyết công việc, cụ thể cho từng lĩnh vực, phù hợp đặc thù công việc, gửi Văn phòng tập hợp báo cáo Tổng Giám đốc trong tháng 10/2014.

2.     Đối với văn phòng điện tử:

- Trưởng các bộ phận và Cán bộ viên chức nghiêm túc thực hiện việc xử lý văn bản và giải quyết công việc trên văn phòng điện tử. Đối với công văn đi, bộ phận nào không thực hiện đưa file mềm lên Văn phòng điện tử thì văn phòng sẽ không phát hành công văn đó. Trong quá trình thực hiện nếu phòng nào có khó khăn, vướng mắc thì phản ánh về văn phòng để có phương án giải quyết kịp thời, đáp ứng nhu cầu công việc.

- Bản gốc công văn được lưu giữ tại Văn phòng (hoặc bộ phận nghiệp vụ khi có ý kiến của Lãnh đạo Ban). Để tránh lãng phí văn phòng phẩm và diện tích lưu trữ, các phòng không in công văn mà lưu trên văn phòng điện tử.

- Cho phép phân quyền xử lý công văn rộng đến các Phó phòng (trừ trường hợp đặc biệt do Lãnh đạo Ban chỉ đạo).

- Các bộ phận nghiệp vụ cung cấp thông tin dữ liệu (thông tin chung về Ban, báo cáo, thông tin các dự án...) chuyển văn phòng tập hợp đưa lên hòm thư chung phục vụ công tác Ban.

- Văn phòng bố trí nhân sự scan toàn bộ công văn đi - đến từ trước đến nay, đưa lên hòm thư để thuận tiện cho công tác tra cứu.

- Giao Văn phòng phối hợp phòng Tài chính mua sắm, nâng cấp một số thiết bị để đảm bảo duy trì tốt hoạt động của văn phòng điện tử, website, đường truyền internet (mua thêm ổ cứng ngoài, wifi, nâng cấp đường truyền, máy chủ, lưu điện...)

- Văn phòng cùng với Công ty cung cấp phần mềm Elcom chỉnh sửa, bổ sung các nội dung đã đưa ra trong cuộc họp trên phần mềm văn phòng điện tử, hướng dẫn và giải thích các vướng mắc trực tiếp qua phần tin nhắn nội bộ trên văn phòng điện tử. Trong đó Văn phòng lưu ý việc theo dõi tiến độ xử lý văn bản theo quy chế làm việc của Ban, việc kết nối văn phòng điện tử với Website, tạo phần mềm Dropbox để lưu trữ cơ sở dữ liệu chung của Ban.

­­­- Bộ phận tổ chức rà soát, bổ sung nhân sự cho công tác văn thư, quản trị mạng từ nội bộ văn phòng và các phòng dự án sau khi sáp nhập đảm bảo yêu cầu.

3. Đối với công tác quản trị Website:

- Các phòng Quản lý dự án, Giám đốc điều hành dự án khi tham gia đoàn công tác cùng Lãnh đạo Ban cung cấp thông tin, hình ảnh hoạt động, ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Ban về Văn phòng trong vòng 24h để tổng hợp đưa thông tin lên Website. Văn phòng nghiên cứu thành lập tổ chuyên trách quản lý, theo dõi các công việc này.

- Trước mắt Văn phòng cập nhật các thông tin về cơ cấu tổ chức, nhân sự, thông tin về các dự án để mọi tổ chức cá nhân đều có thể truy cập nắm bắt.

- Văn phòng tham mưu thành lập và nghiên cứu xây dựng quy chế hoạt động của Hội đồng biên tập, trong đó giao một Lãnh đạo Ban làm Chủ tịch Hội đồng.